Kennt ihr das? Im Frühling gehen die Jahresbeiträge raus, und erst dann zeigt sich, was im Lauf des Jahres alles passiert ist: Jemand ist umgezogen und hat es per E-Mail gemeldet, jemand ist an der Generalversammlung ausgetreten, eine Familie hat von der Einzel- zur Familienmitgliedschaft gewechselt. Eingetragen wurde davon nur ein Teil. Und danach hakt jemand die Zahlungen von Hand ab.
In einem früheren Beitrag haben wir Good NPO als Ganzes vorgestellt. Heute geht es um die Mitgliederverwaltung: wie Mitglieder zu euch kommen, wie die Beiträge bezahlt werden und was bei einem Austritt passiert. Wie die Spendenverwaltung ist sie Teil der Basis-Lizenz.
Alle Mitglieder an einem Ort
In Good NPO hat jedes Mitglied eine Karte mit allem, was dazugehört: Adresse, Kategorie, seit wann es dabei ist, welche Beiträge es bezahlt hat und ob es auch spendet. Wer Mitglied und Spenderin zugleich ist, gibt es nur einmal, nicht in zwei Listen mit zwei verschiedenen Adressen.
Wechselt jemand die Kategorie, bleibt das Bisherige erhalten. Ihr seht also auch in fünf Jahren noch, wer seit wann dabei ist und was er oder sie bezahlt hat.
Kategorien und Familien
Einzel-, Familien- oder Kollektivmitgliedschaft: Jede Kategorie hat ihren eigenen Beitrag. Paare und Familien mit derselben Adresse fasst ihr zu einem Haushalt zusammen, damit ihr sie bei Auswertungen und Versänden als Haushalt erkennt.
Für Newsletter und Briefe wählt ihr die Empfänger nach Kategorie aus, zum Beispiel alle aktiven Familienmitglieder. Wer Mitglied ist und spendet, bekommt trotzdem nur ein Exemplar.
So kommen neue Mitglieder dazu
Neue Mitglieder melden sich über ein Formular auf eurer eigenen Website an. Sie bekommen sofort eine Bestätigung mit der ersten Beitragsrechnung per E-Mail. Meldet sich jemand zweimal an, entsteht kein zweiter Eintrag.
Wer sich lieber telefonisch oder auf Papier anmeldet, erfasst ihr in der Geschäftsstelle. Gibt es schon einen ähnlichen Eintrag, zeigt Good NPO ihn euch, statt einfach ein Duplikat anzulegen.
Beiträge ohne Abhaken
Die Beitragsrechnung kommt als Schweizer QR-Rechnung, per E-Mail oder auf Papier, für wiederkehrende Beiträge jedes Jahr von selbst. In der E-Mail können Mitglieder auch direkt online bezahlen.
Zahlungen auf eurem Bankkonto ordnet Good NPO automatisch der richtigen Rechnung zu. Wer noch nicht bezahlt hat, seht ihr auf einen Blick, und die Mahnung erstellt ihr direkt aus der offenen Rechnung, wieder mit QR-Code. Ruft ein Mitglied an, wisst ihr sofort, was offen ist.
Richtige Adressen dank der Post
Good NPO ist mit der Schweizerischen Post verbunden. Beim Erfassen schlägt das System Strasse und Ort direkt aus den Daten der Post vor. Im Hintergrund prüft es eure Adressen regelmässig und zeigt euch, welche nicht stimmen, auch die, die über ein Formular hereingekommen sind und nie jemand angeschaut hat.
Kommt ein Brief trotzdem zurück, wird die Retoure beim richtigen Mitglied erfasst, auf Wunsch direkt aus den Retourendaten der Post. So geht der nächste Versand nicht wieder an dieselbe falsche Adresse.
Austritte ohne Datenverlust
Tritt jemand aus, wird niemand gelöscht. Ihr setzt ein Enddatum, und die Person bleibt mit ihrer ganzen Geschichte erhalten. Kommt sie später zurück oder spendet weiter, ist sie dieselbe Person und kein neuer Eintrag.
Mitgliedschaften, die bald auslaufen, zeigt euch eine Liste Monat für Monat. So fragt ihr rechtzeitig nach, statt es erst bei der nächsten Beitragsrechnung zu merken.
Für Vereine und Dachverbände
Ein kleiner Verein braucht vor allem Ordnung bei Beiträgen und Adressen. Ein Dachverband führt alle Mitglieder seiner Sektionen in einem gemeinsamen Bestand und sieht das Ganze, ohne Listen hin und her zu schicken. Welche Sektion was sehen darf, richten wir mit euch im Projekt ein.
Alle Funktionen findet ihr auf der Produktseite der Mitgliederverwaltung.
Häufige Fragen
Kostet die Mitgliederverwaltung extra?
Nein. Sie ist in der Basis-Lizenz von Good NPO enthalten. Die aktuellen Preise findet ihr auf der Preisseite.
Eignet sich das auch für kleine Vereine?
Ja. Ihr startet mit der Mitglieder- oder der Spendenverwaltung und ergänzt später, was ihr braucht. Was ihr nicht nutzt, bezahlt ihr nicht.
Wie funktioniert das für Dachverbände mit Sektionen?
Der Dachverband führt alle Mitglieder in einem Bestand. Welche Rechte die Sektionen bekommen und wie die Beiträge zwischen Sektionen und Verband fliessen, klären wir im Vorprojekt.
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