Eine Mitgliederversammlung, ein Kurs mit zwölf Plätzen, ein Benefizanlass im Herbst: Das Programm steht meist schnell. Aufwendig wird die Administration drumherum. Anmeldungen kommen per E-Mail, jemand trägt sie in eine Tabelle ein, Rechnungen entstehen von Hand, und wer an der Türe die Präsenzliste führt, arbeitet mit dem Stand von letzter Woche.
In der Modulserie haben wir zuletzt die Spendenverwaltung vorgestellt. Heute geht es um Good Event, das Modul für Anlässe, Kurse und Versammlungen: wie eine Anmeldung hereinkommt, wie Tarife und Warteliste funktionieren, wie die Rechnung entsteht und wie ihr am Ende wisst, wer da war. Good Event ist ein Zusatzmodul zu Good NPO und läuft auf derselben Datenbasis wie eure Mitglieder und Spenden.
Einmal anlegen, mehrmals durchführen
Good Event trennt das Thema von der Durchführung. Eine Event-Vorlage beschreibt den Anlass einmal: Titel, Beschreibung, Bilder, Standardpreise, Kapazität und Warteliste. Die einzelne Durchführung hat dann ihr Datum, ihren Ort, ihren Preis und ihre eigene öffentliche Seite. Wer denselben Kurs dreimal im Jahr anbietet, setzt ihn also nicht jedes Mal neu auf.
Bevor eine Durchführung öffentlich wird, prüft Good Event die Pflichtangaben: Anmeldeformular, öffentliche Beschreibung, Anmeldefenster, Preise und Ort oder Webinar-Zugang. Fehlt etwas, bleibt sie unveröffentlicht, bis es ergänzt ist. Ein Anmeldestart in der Zukunft zeigt den Anlass schon als «Save the date», ohne die Anmeldung zu öffnen. Nach Anmeldeschluss schliesst Good Event die Anmeldung selbst, und nach dem letzten Tag wird die Durchführung als abgeschlossen markiert.
Die Anmeldung
Die Anmeldung läuft über die öffentliche Event-Seite oder eingebettet in eure eigene Website, ohne dass ihr die Website für jeden Anlass anpassen müsst. In einer Anmeldung können bis zu 20 Personen angemeldet werden, auf Wunsch auch im Namen einer Organisation. Welche Angaben ihr abfragt, legt ihr pro Anmeldeformular fest: Telefon, Adresse, Sprache oder eigene Fragen wie Verpflegungswunsch oder Workshop-Auswahl. Die Zustimmung zu euren Geschäftsbedingungen speichert die Anmeldung mit Zeitpunkt.
Ausschreibung, Formular und Bestätigungen gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Für Verbände, die in mehreren Landesteilen aktiv sind, ist das keine Nebensache.
Wer sich anmeldet, landet nicht als neuer Datensatz neben dem bestehenden. Stimmen E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname mit einem vorhandenen Kontakt überein, wird die Person erkannt und ihr Kontakt ergänzt. Eine gleiche E-Mail-Adresse mit einem anderen Namen überschreibt dagegen keine bestehenden Personendaten.
Nach dem Absenden erhält die Person eine Eingangsbestätigung. Bestätigt ihr die Anmeldung, geht die definitive Bestätigung mit Ticket als PDF hinaus, bei eintägigen Anlässen und erfassten Kurstagen auch mit Kalendereinladung.
Tarife, Mitgliederpreise und Gutscheine
Jede kostenpflichtige Durchführung hat ein Tarifprofil, typischerweise mit einem Standard- und einem Mitgliedertarif. Gibt es mehrere Tarife, zeigt das Formular die Auswahl pro Person automatisch, bei nur einem Tarif bleibt sie unsichtbar. Für kostenlose Anlässe wählt ihr «kostenlos», dann gibt es weder Tarifauswahl noch Rechnung.
Wählt jemand den Mitgliedertarif, ohne als Mitglied erfasst zu sein, bleibt die Anmeldung möglich. Euer Team sieht aber beim Öffnen der Anmeldung einen Hinweis und kann nachfragen, statt dass der Fall erst beim Zahlungseingang auffällt.
Gutschein- und Subventionscodes erfassen Teilnehmende pro Person direkt im Formular. Ist ein Gutschein auf eine bestimmte Anzahl Nutzungen begrenzt, verhindert Good Event auch bei gleichzeitigen Anmeldungen, dass er öfter eingelöst wird.
Warteliste statt Absagen von Hand
Setzt ihr eine maximale Teilnehmerzahl und aktiviert die Warteliste, zeigt die Event-Seite bei vollem Anlass «Warteliste» an. Die Anmeldung bleibt möglich und wird als Wartelistenplatz gespeichert, mit einer eigenen Bestätigung an die Person. Ohne Warteliste steht der Anlass auf «ausgebucht».
Wird eine Anmeldung storniert, ist der Platz wieder frei. Die Startseite von Good Event zeigt euch dann genau die Wartelistenplätze, für die jetzt Platz vorhanden ist. Mit einem Klick gebt ihr die Anmeldung frei, und sie ist bestätigt. Wartelistenplätze bei einem vollen Anlass erscheinen dort bewusst nicht: Sie warten auf einen Platz, nicht auf euch.
Rechnung und Zahlung
Die Rechnung gehört immer zur Anmeldung, nicht zur einzelnen Person. Sie enthält eine Position pro verrechneter Person, mit Mitglied- oder Nichtmitgliedtarif, und standardmässig eine Schweizer QR-Zahlungsseite. Je nach Anmeldung geht sie an die angemeldete Hauptperson oder an den Rechnungskontakt der Organisation, und zwar in deren Sprache.
Ihr erstellt Rechnungen einzeln oder für mehrere Anmeldungen auf einmal. Oder ihr lasst sie automatisch verschicken: standardmässig 29 Tage vor dem Anlass. Auch bei einem Doppelklick entsteht pro Anmeldung nur eine Rechnung. Bleibt eine Rechnung offen, laufen Zahlungserinnerung und Mahnungen wieder mit QR-Zahlungsseite und mit dem Namen der Veranstaltung.
Soll gleich bei der Anmeldung bezahlt werden, schaltet ihr die Sofortzahlung ein. Dann ist die Anmeldung sofort bestätigt, und die Teilnehmenden bezahlen online über Good Pay, mit TWINT, Karte oder QR-Rechnung. Bleibt eine solche Anmeldung bis zur Zahlungsfrist vollständig unbezahlt, wird sie automatisch storniert und der Platz wieder freigegeben.
Teilnehmerliste und Präsenz
Vor dem Anlass verschickt Good Event die Unterlagen: Informationen zum Veranstaltungsort, die Teilnehmerliste und auf Wunsch das persönliche Ticket, bei Online-Anlässen auch den Webinar-Zugang. Kursleitende erhalten ihre eigenen Unterlagen und die aktuelle Teilnehmerliste. Welche Angaben aus dem Formular als zusätzliche Spalte auf der Liste erscheinen, legt ihr fest. Rechnungen sind davon strikt getrennt, sie gehen nie mit den Unterlagen hinaus.
Am Anlass selbst haltet ihr die Präsenz pro Person fest: anwesend, teilweise anwesend oder nicht erschienen. Wer nicht erschienen ist, wird bei einer noch nicht erstellten Rechnung nicht verrechnet. Wer teilgenommen hat, erhält auf Wunsch eine Teilnahmebestätigung als PDF in eurem Erscheinungsbild.
Und weil alles in Good NPO liegt, steht jede teilnehmende Person danach im selben Bestand wie eure Mitglieder und Spenderinnen und Spender, ohne Import und ohne zweite Liste.
Alle Funktionen findet ihr auf der Produktseite von Good Event.
Häufige Fragen
Was kostet Good Event?
Good Event ist ein Zusatzmodul zu Good NPO und kostet unabhängig von der Anzahl Anlässe und Anmeldungen gleich viel. Die aktuellen Preise findet ihr auf der Preisseite.
Werden bestehende Mitglieder bei der Anmeldung erkannt?
Ja. Stimmen E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname überein, ergänzt die Anmeldung den bestehenden Kontakt, statt einen zweiten anzulegen.
Können Teilnehmende direkt online bezahlen?
Ja, mit der Sofortzahlung über Good Pay: mit TWINT, Karte oder QR-Rechnung. Ohne Sofortzahlung erhalten sie eine Rechnung mit QR-Zahlungsseite.
Funktioniert das auch für kostenlose Anlässe?
Ja. Bei kostenlosen Anlässen gibt es keine Tarifauswahl und keine Rechnung. Anmeldung, Warteliste, Teilnehmerliste und Präsenz funktionieren gleich.
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