Ende Oktober beginnt in vielen NPO-Geschäftsstellen die Vorbereitung auf das Weihnachtsmailing. Der Text ist dabei selten das Problem. Aufwendig ist die Liste: ein Export aus der Datenbank, ein Abgleich mit den Abmeldungen im Newsletter-Tool, eine zweite Liste für den Brief per Post, und am Ende die Unsicherheit, ob jemand, der sich im Sommer abgemeldet hat, trotzdem wieder angeschrieben wird.
In der Modulserie haben wir zuletzt die Spendenverwaltung vorgestellt. Heute geht es um Good Newsletter: wie Empfängerinnen und Empfänger auf die Liste kommen, wie ihr Segmente aus dem CRM verwendet, wie ein Newsletter entsteht und versendet wird, was die Auswertung zeigt, und wo Newsletter und Direct Mail zusammenlaufen. Good Newsletter ist ein Zusatzmodul zu Good NPO.
Eine Liste, die nicht veraltet
Ein Newsletter ist nur so gut wie die Liste dahinter. Bei Good Newsletter gibt es keine zweite Liste: Der Versand greift direkt auf die Kontakte in Good NPO zu. Name, Anrede und Sprache kommen aus dem Kontakt, und wer sich abmeldet, ist sofort abgemeldet, ohne dass jemand einen Export nachführen muss.
Neue Abonnentinnen und Abonnenten kommen über ein Anmeldeformular auf eurer Website dazu. Ihr fügt zwei Zeilen Code ein, oder ihr verlinkt einfach auf eine fertige Anmeldeseite. Welche Felder abgefragt werden, legt ihr fest: nur E-Mail, Name und E-Mail oder zusätzlich die Adresse. Das Formular gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, und ein Captcha hält automatisierte Anmeldungen fern.
Double-Opt-in und Einwilligungsprotokoll
Für werbliche Newsletter ist eine nachweisbare Einwilligung der sichere Weg, nach revDSG wie nach DSGVO. Eine neue Anmeldung erhält deshalb zuerst eine Bestätigungsmail und bekommt erst Kampagnen, wenn die Person den Link öffnet und die Schaltfläche drückt. Mail-Scanner, die Links automatisch aufrufen, bestätigen dabei nichts.
Jeder Schritt wird unveränderlich protokolliert: Anmeldung, Bestätigung, Abmeldung, Import, Sperre, jeweils mit Zeitpunkt und Methode. Fragt jemand nach, wann die Zustimmung erfolgt ist, könnt ihr es belegen.
Bestehende Kontakte übernehmt ihr per Import. Bei Personen, mit denen eine Beziehung besteht, importiert ihr sie als bestätigt. Wollt ihr eine frische Einwilligung, importiert ihr sie als ausstehend, und sie erhalten zuerst die Bestätigungsmail. Beides wird im Protokoll festgehalten.
Segmente aus dem CRM
Weil der Newsletter auf denselben Daten läuft wie Mitglieder und Spenden, wählt ihr Empfängerkreise nach dem, was ihr ohnehin pflegt: Mitgliedschaft, Spendenverhalten oder Event-Teilnahme. Ein Segment wie «Spendende der letzten 12 Monate» aus Good Analytics übernehmt ihr per Klick als Empfängerkreis.
Wer am Kontakt als «nicht kontaktieren» markiert ist, wird beim Import und beim Versand übersprungen, auch wenn die Adresse noch auf einer Liste steht. Eine harte Unzustellbarkeit oder eine Spam-Beschwerde sperrt die Adresse in allen Listen. So bleibt eure Absenderreputation gesund, ohne dass jemand von Hand nachpflegt.
Gestalten ohne HTML
Newsletter baut ihr im Baukasten: Überschrift, Text, Bild, Schaltfläche, zwei Spalten. Ihr zieht die Blöcke an die richtige Stelle und seht in der Vorschau, wie die E-Mail auf dem Computer und auf dem Handy aussieht. Häufige Layouts speichert ihr als Vorlage.
Die Anrede kommt aus dem Kontakt, als vollständige Anrede wie «Guten Tag Frau Müller». Ob jemand mit du oder Sie angesprochen wird, steht ebenfalls am Kontakt, und ihr schreibt beide Fassungen in denselben Text. Die Fusszeile mit Absender und Abmeldelink ergänzt Good Newsletter automatisch.
Für mehrsprachige Organisationen wichtig: Eine Kampagne kann in mehreren Sprachen geschrieben werden. Ihr übersetzt den fertigen Newsletter im Designer, und beim Versand bekommt jede Person ihre eigene Sprache. Wer keine Sprache hat oder eine, die ihr nicht übersetzt habt, erhält die Hauptsprache.
Versand und Auswertung
Vor dem Versand schickt ihr eine Test-E-Mail an euch selbst. Dann sendet ihr sofort oder plant den Versand auf einen bestimmten Zeitpunkt, etwa auf den Dienstagmorgen. Jede E-Mail trägt den Abmeldelink und die Abmeldung mit einem Klick, die Gmail und Yahoo heute verlangen. Meldet sich jemand ab, während der Versand eingereiht ist, geht die Mail an diese Person nicht mehr hinaus.
Die Statistik zeigt pro Kampagne, was zugestellt wurde, was unzustellbar war, die Öffnungs- und Klickrate, Abmeldungen und Beschwerden, und welche Links geklickt wurden. Öffnungsraten sind dabei nur ein Anhaltspunkt: Programme wie Apple Mail laden Bilder vor oder blockieren sie, was die Zahl bei jedem Newsletter-Werkzeug verzerrt.
Versendet wird über einen E-Mail-Anbieter eurer Wahl. Auf Systemen, die Goodvantage betreibt, richten wir den Versand über Amazon SES in Frankfurt ein, dann erkennt Good Newsletter auch Unzustellbarkeit und Beschwerden automatisch. Wer Infrastruktur von US-Firmen vermeiden will, nimmt einen europäischen Anbieter.
Wo Newsletter und Direct Mail zusammenlaufen
Das Weihnachtsmailing ist selten nur eine E-Mail. Viele erhalten den Spendenbrief per Post, mit QR-Einzahlungsschein. Diesen Teil übernimmt Good Direct Mail: Serienbriefe, Druckdateien für die Druckerei, Retouren und die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge zur Kampagne.
Beide Kanäle greifen auf denselben Bestand zu. Eine Selektion legt ihr einmal an und erstellt daraus mit einer Aktion den Newsletter, den Brief oder beides. Wer umzieht, bekommt den nächsten Brief an die neue Adresse. Und eine Abmeldung gilt für den Kanal, in dem sie erfolgt: Wer den Newsletter abbestellt, ist damit nicht automatisch aus dem Spendenbrief gestrichen.
Wer über WhatsApp erreichbar ist, bekommt mit Good Messenger einen dritten Kanal auf denselben Daten.
Alle Funktionen findet ihr auf der Produktseite von Good Newsletter.
Häufige Fragen
Können wir unsere bestehenden Abonnentinnen und Abonnenten übernehmen?
Ja. Eine bestehende Liste importieren wir als Tabelle. Habt ihr das Datum der Einwilligung, kommt es mit. Adressen, die schon als Mitglied oder Spenderin erfasst sind, werden zusammengeführt statt doppelt angelegt.
Können wir einen Newsletter in mehreren Sprachen verschicken?
Ja. Ihr schreibt die Kampagne in der Hauptsprache und übersetzt sie im Designer. Jede Person erhält ihre eigene Sprache, alle anderen die Hauptsprache.
Verschickt Good Newsletter auch SMS?
Nein. Über WhatsApp erreicht ihr eure Kontakte mit Good Messenger, auf denselben Empfängerdaten. SMS gibt es heute nicht.
Was kostet Good Newsletter?
Good Newsletter ist ein Zusatzmodul zu Good NPO, der Preis richtet sich nach dem Umfang. Die aktuellen Preise findet ihr auf der Preisseite.
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